Kultur · Praxis
Benefizkonzert organisieren: Checkliste für Crews
Ein guter Abend entsteht nicht von allein. Diese Checkliste fasst zusammen, was Kollektive bei einem Benefizkonzert bedenken sollten – von der Raumsuche bis zur Abrechnung.
Erst klären: Wofür und mit wem?
Bevor jemand einen Flyer gestaltet, braucht es zwei Antworten. Erstens: Welches Projekt soll das Geld bekommen, und ist es bereit, öffentlich Auskunft zu geben, was damit passiert? Zweitens: Wer im Team übernimmt welche Rolle? Gerade in Gruppen, die in mehreren Städten leben, bleibt sonst die Arbeit an wenigen Leuten hängen.
Zeitplan in der Übersicht
| Wann | Aufgabe | Wer |
|---|---|---|
| 12 Wochen vorher | Zweck festlegen, Spendenempfänger ansprechen, Termin und Ort anfragen | Orga-Team |
| 8 Wochen vorher | Line-up anfragen, Technik klären, Budget aufstellen | Booking, Technik |
| 6 Wochen vorher | Veranstaltung beim Ordnungsamt und bei der GEMA anmelden, Hausordnung festlegen | Orga-Team |
| 4 Wochen vorher | Flyer, Plakate und Social-Media-Beiträge veröffentlichen | Mediengruppe |
| 1 Woche vorher | Schichtplan für Einlass, Bar und Aufbau, Awareness-Team einteilen | Alle |
| Nach dem Abend | Kasse abrechnen, Spende übergeben, Ergebnis öffentlich machen | Kassenwart |
Die wichtigsten Punkte im Detail
- Raum: Selbstverwaltete Zentren, Vereinsheime und Jugendhäuser sind meist günstiger als klassische Clubs. Fluchtwege, Maximalbelegung und Lärmschutz vorab prüfen.
- Technik: Ein Soundcheck-Fenster pro Act einplanen. Wer die Anlage stellt, muss rechtzeitig wissen, wie viele Mikrofone und Plattenspieler nötig sind.
- Preise: Solidarische Eintrittsmodelle (Spanne von „Mindestbeitrag“ bis „Soli-Preis“) funktionieren oft besser als ein fixer Preis.
- Awareness: Ein Konzept gegen Übergriffe und Diskriminierung gehört ins Programm, mit ansprechbaren Personen und einem Rückzugsraum.
- Verpflegung: Getränke- und Essensverkauf erfordern eine Anzeige bzw. Erlaubnis, je nach Ort und Gemeinde unterschiedlich.
Tipp zur Transparenz: Veröffentlicht nach dem Abend eine kurze Abrechnung: Einnahmen, Kosten, gespendete Summe. Das kostet eine Stunde Arbeit und schafft Vertrauen für die nächste Aktion.
Was nach dem Konzert zählt
Die Spende sollte zeitnah überwiesen oder übergeben werden, am besten mit einem Foto oder einer Bestätigung des Empfängers. Danach lohnt sich eine Nachbesprechung im Team: Was hat funktioniert, wer war überlastet, was machen wir beim nächsten Mal anders? Wer den Abend dokumentiert, kann Erfahrungen an andere Gruppen weitergeben.
Wer sich für die kulturellen Grundlagen interessiert, findet sie im Beitrag Die vier Elemente des Hip Hop.